Das Wichtigste in Kürze

• Vakanzkosten sind die Kosten, die einem Unternehmen entstehen, solange eine Stelle unbesetzt ist – vor allem entgangene Wertschöpfung, Mehrarbeit im Team und verlorene Aufträge.
• Faustformel: Vakanzkosten pro Arbeitstag = Bruttojahresgehalt × Wertschöpfungsfaktor (meist 1,5 bis 3) ÷ 220 Arbeitstage.
• Dauer: Laut Bundesagentur für Arbeit blieb eine gemeldete Stelle 2025 im Durchschnitt 167 Tage unbesetzt, im Handwerk sogar 242 Tage.
• Beispiel: Eine unbesetzte Stelle mit 85.000 € Jahresgehalt kostet bei Faktor 2 rund 773 € pro Arbeitstag – über 167 Tage etwa 78.000 €.
• Break-even: Bei Faktor 2 und einem Honorar von 25 % rechnet sich eine Personalberatung, sobald die Stelle rund 28 Arbeitstage (gut 5 Wochen) früher besetzt wird – unabhängig von der Gehaltshöhe.

Was sind Vakanzkosten?

Vakanzkosten tauchen in keiner Buchhaltung als eigene Position auf. Weil das Gehalt der unbesetzten Stelle eingespart wird, wirkt eine Vakanz auf den ersten Blick sogar wie eine Ersparnis. Das ist ein Trugschluss: Ein Mitarbeitender erwirtschaftet in der Regel ein Vielfaches seines Gehalts. Fehlt er, fehlt diese Wertschöpfung – jeden Arbeitstag.

Wie lange bleiben Stellen 2026 unbesetzt?

Eine bei der Bundesagentur für Arbeit gemeldete Stelle blieb im Jahresdurchschnitt 2025 im Mittel 167 Tage unbesetzt. In Handwerksberufen lag die Vakanzzeit bei 242 Tagen.

Besonders lange dauert die Besetzung in Engpassberufen: Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik, Energietechnik, Bau- und Ausbauberufe sowie Mechatronik und Elektronik. In Verkehr und Logistik fehlten laut Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA) zuletzt knapp 30.000 qualifizierte Arbeitskräfte. Für Führungs- und Spezialistenpositionen liegt die Vakanzzeit in der Praxis oft noch über dem Durchschnitt, weil der Kandidatenmarkt klein ist und passende Personen selten aktiv suchen.

Vakanzkosten berechnen: die Formel

Vakanzkosten pro Arbeitstag = Bruttojahresgehalt × Wertschöpfungsfaktor ÷ 220 Arbeitstage. Die Gesamtkosten ergeben sich aus den Tageskosten mal der Zahl der unbesetzten Arbeitstage plus direkter Zusatzkosten.

Alternative Berechnung: Unternehmen mit klaren Kennzahlen können statt des Faktors den Umsatz oder Rohertrag pro Mitarbeitendem verwenden: Jahresumsatz ÷ Anzahl Mitarbeitende ÷ 220 = entgangener Umsatz pro Arbeitstag. Diese Methode eignet sich vor allem für umsatznahe Rollen wie Vertrieb oder Produktion.

Vakanzkosten-Rechner: Was kostet Ihre offene Stelle?

Geben Sie Gehalt, Rolle und bisherige Vakanzdauer ein. Der Rechner zeigt die Kosten pro Tag, die bisherigen Gesamtkosten und ab wann sich eine Personalberatung rechnet.

Rechenbeispiel: Leiter/in Logistik mit 85.000 € Jahresgehalt

Eine unbesetzte Stelle als Leiter/in Logistik mit 85.000 € Jahresgehalt kostet bei Wertschöpfungsfaktor 2 rund 773 € pro Arbeitstag. Bleibt sie die durchschnittlichen 167 Tage offen, entstehen Vakanzkosten von etwa 78.000 €.

1. Wertschöpfung pro Jahr: 85.000 € × 2 = 170.000 €
2. Wertschöpfung pro Arbeitstag: 170.000 € ÷ 220 = 773 €
3. Unbesetzte Arbeitstage: 167 Kalendertage × 220 ÷ 365 ≈ 101 Arbeitstage
4. Vakanzkosten: 773 € × 101 ≈ 78.000 € – ohne Zusatzkosten

Zum Vergleich: Ein Personalberatungshonorar von 25 % des Jahresgehalts läge bei 21.250 €. Das entspricht den Vakanzkosten von rund 28 Arbeitstagen.

Vakanzkosten nach Position im Überblick

Welche versteckten Kosten verursacht eine unbesetzte Stelle?

Neben der entgangenen Wertschöpfung verursacht eine unbesetzte Stelle vor allem Mehrbelastung und Kündigungsrisiko im Team, verlorene Aufträge, Qualitätsprobleme und internen Suchaufwand. Diese Folgekosten sind in der Formel meist noch nicht enthalten.

• Überlastung im Team: Kolleginnen und Kollegen übernehmen die Aufgaben zusätzlich. Überstunden steigen, die Motivation sinkt.
• Folgekündigungen: Hält die Mehrbelastung lange an, kündigen weitere Mitarbeitende – und aus einer Vakanz werden mehrere.
• Verlorene Aufträge: Fehlen Projektleitung, Vertrieb oder Kapazität, werden Anfragen abgelehnt oder Termine verschoben.
• Qualitäts- und Sicherheitsrisiken: Besonders in Technik, Logistik und Produktion steigen Fehlerquoten, wenn Fachverantwortung fehlt.
• Führungslücke: Ohne Führungskraft stocken Entscheidungen, Projekte und die Entwicklung des Teams. Bei Führungspositionen wirken sich Vakanzen deshalb überproportional aus.
• Interner Suchaufwand: Stellenanzeigen, Sichtung von Bewerbungen und Interviews binden Zeit von HR und Fachabteilung.

Ab wann rechnet sich eine Personalberatung?

Eine Personalberatung rechnet sich, sobald ihr Honorar niedriger ist als die Vakanzkosten, die durch eine schnellere Besetzung vermieden werden. Bei Wertschöpfungsfaktor 2 und 25 % Honorar liegt dieser Punkt bei rund 28 Arbeitstagen – also gut 5 Wochen schnellerer Besetzung.

Das Ergebnis ist unabhängig vom Gehalt, weil Honorar und Vakanzkosten beide mit dem Gehalt steigen. Bei Führungspositionen mit Faktor 3 sinkt die Schwelle auf rund 18 Arbeitstage, also knapp 4 Wochen.

„Der Preis eines Headhunters zeigt sich nicht im Honorar. Er zeigt sich in der Zeit, die eine Position unbesetzt bleibt.“

Bei spezialisierten Personalberatungen liegt die typische Dauer bis zur ersten qualifizierten Kandidaten-Shortlist bei 3–6 Wochen und bis zur Besetzung bei 8–14 Wochen. Wie sich das Honorar zusammensetzt, erklärt der Ratgeber Headhunter-Kosten 2026: Modelle & Provision.

Wie lässt sich die Vakanzzeit verkürzen?

Die Vakanzzeit lässt sich vor allem durch ein realistisches Anforderungsprofil, ein marktgerechtes Gehalt, schnelle Entscheidungsprozesse und die aktive Direktansprache passiver Kandidaten verkürzen.

1. Anforderungsprofil schärfen: Muss-Kriterien von Wunsch-Kriterien trennen. Jedes zusätzliche Muss-Kriterium verkleinert den Kandidatenmarkt.
2. Gehalt marktgerecht ansetzen: Ein zu niedriger Gehaltsrahmen ist einer der häufigsten Gründe für monatelange Vakanzen.
3. Prozess beschleunigen: Feedback auf Bewerbungen innerhalb weniger Tage, maximal zwei Interviewrunden, schnelle Vertragsangebote.
4. Passive Kandidaten ansprechen: Gerade erfahrene Fach- und Führungskräfte reagieren selten auf Anzeigen. Direktansprache erreicht sie dort, wo sie arbeiten. Mehr dazu: Keine Bewerber auf die Stellenanzeige?
5. Nachfolge früh planen: Absehbare Abgänge – etwa durch Ruhestand – frühzeitig und vertraulich nachbesetzen. Siehe diskrete Nachbesetzung und Unternehmensnachfolge.

Häufige Fragen zu Vakanzkosten

Quellen

1. Bundesagentur für Arbeit: Bericht „Arbeits- und Ausbildungsmarkt im Handwerk“, August 2026; Pressemitteilung vom 14. September 2026 (Vakanzzeit 2025: 167 Tage über alle Berufe, 242 Tage im Handwerk).
2. Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB): IAB-Stellenerhebung IV. Quartal 2025, veröffentlicht am 5. März 2026.
3. Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA): Fachkräftesituation in Verkehrs- und Logistikberufen, KOFA Kompakt 12/2024.